در این مقاله می‌خوانید
فرض کنید در پایان ماه، مسئول منابع انسانی باید ساعت ورود و خروج، تأخیر و اضافهکاری تمام کارکنان را محاسبه کند. اگر این اطلاعات به‌درستی ثبت نشده باشند، محاسبه حقوق و دستمزد به کاری زمان‌بر و پراشتباه تبدیل می‌شود.
دستگاه حضور و غیاب چیست و چگونه این مشکل را برطرف میکند؟ این دستگاه زمان ورود و خروج کارکنان را به‌صورت الکترونیکی ثبت میکند و اطلاعات لازم برای بررسی ساعات کاری را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. البته همه دستگاهها عملکرد یکسانی ندارند. در ادامه با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب، تفاوت آن‌ها و کاربرد هرکدام آشنا می‌شوید تا بتوانید گزینه مناسب مجموعه خود را انتخاب کنید.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب وسیله‌ای الکترونیکی برای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان در شرکت‌ها، سازمان‌ها و مجموعه‌های کاری است. این دستگاه با استفاده از کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره یا رمز عبور، هویت کارکنان را شناسایی کرده و زمان تردد آن‌ها را ثبت میکند.
برای مثال، هنگامی که کارمند ساعت ۸ صبح وارد شرکت می‌شود، اثر انگشت خود را روی دستگاه قرار می‌دهد. دستگاه پس از شناسایی فرد، ساعت ورود او را ذخیره میکند. همین فرایند هنگام خروج نیز انجام می‌شود.
اطلاعات ثبت‌شده به نرمافزار منتقل می‌شوند تا بر اساس برنامه کاری و قوانین تعریف‌شده، میزان حضور، تأخیر، تعجیل و اضافهکاری کارکنان محاسبه شود. بنابراین دستگاه وظیفه ثبت تردد را بر عهده دارد و نرمافزار، اطلاعات را پردازش و به گزارش‌های قابل‌استفاده تبدیل میکند.
انواع دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه‌های حضور و غیاب بر اساس روش شناسایی کارکنان به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
-
دستگاه کارتی: ثبت ورود و خروج با کارت مخصوص هر کارمند
-
دستگاه اثر انگشتی: شناسایی کارکنان از طریق اثر انگشت
-
دستگاه تشخیص چهره: ثبت تردد با شناسایی ویژگی‌های صورت
-
دستگاه رمزی: ثبت حضور با واردکردن کد اختصاصی
-
دستگاه تشخیص عنبیه چشم: شناسایی هویت از طریق الگوی عنبیه
-
دستگاه ترکیبی: استفاده از چند روش شناسایی در یک دستگاه
هرکدام از این دستگاهها از نظر هزینه، سرعت شناسایی، امنیت و شرایط استفاده تفاوت دارند. برای مثال، دستگاه کارتی برای مجموعه‌هایی که به دنبال راهکاری ساده هستند مناسب است؛ درحالی‌که دستگاه تشخیص چهره می‌تواند برای محیط‌های پرتردد یا مجموعه‌هایی که ثبت تردد بدون تماس را ترجیح می‌دهند انتخاب بهتری باشد.
دستگاه حضور و غیاب ابریک
دستگاه حضور و غیاب ابریک با استفاده از فناوری تشخیص چهره، ساعت ورود و خروج کارکنان را ثبت میکند. این دستگاه برای ثبت تردد به اینترنت دائمی یا تلفن همراه کارکنان نیاز ندارد و برای شرکت‌ها، کارگاه‌ها و کارخانه‌ها مناسب است.
یکی از ویژگی‌های مهم ابریک، امکان اتصال دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب آنلاین است. به این ترتیب، کارکنان مستقر در شرکت میتوانند از دستگاه و نیروهای دورکار یا مأموریتی از تلفن همراه برای ثبت تردد استفاده کنند. اطلاعات هر دو گروه نیز در یک سامانه مدیریت می‌شود تا مدیران بتوانند گزارش ورود و خروج تمام کارکنان را به‌صورت یکپارچه مشاهده کنند.
سخن پایانی
در پاسخ به سوال دستگاه حضور و غیاب چیست؟ می‌توان گفت این دستگاه ابزاری برای ثبت الکترونیکی زمان ورود و خروج کارکنان است که به مدیریت دقیق‌تر ساعات کاری کمک میکند. دستگاه‌های کارتی و رمزی راهکارهای ساده‌تری هستند، مدل‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره امکان احراز هویت فردی را فراهم می‌کنند و دستگاه‌های ترکیبی انعطاف بیشتری دارند.
برای انتخاب دستگاه مناسب، تعداد کارکنان، شرایط محیط کار، روش شناسایی، بودجه و قابلیت اتصال به نرمافزار را بررسی کنید. دستگاهی که با نیاز واقعی مجموعه هماهنگ باشد، می‌تواند فرایند ثبت تردد و تهیه گزارش‌های کاری را ساده‌تر کند.
سوالات متداول
- دستگاه حضور و غیاب چگونه کار میکند؟
دستگاه ابتدا هویت کارمند را از طریق کارت، اثر انگشت، چهره یا رمز شناسایی میکند. سپس زمان تردد او را ذخیره میکند تا اطلاعات برای بررسی و محاسبه ساعات کاری به نرمافزار منتقل شوند. - آیا دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت کار میکند؟
بسیاری از دستگاهها میتوانند اطلاعات تردد را بدون اتصال اینترنت در حافظه داخلی ذخیره کنند. بااینحال، انتقال آنلاین اطلاعات به نرمافزار به نوع دستگاه و روش ارتباطی آن بستگی دارد. - تفاوت دستگاه حضور و غیاب با نرمافزار حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت میکند؛ اما نرمافزار این اطلاعات را پردازش کرده و گزارشهایی مانند ساعات کارکرد، تأخیر، غیبت و اضافهکاری را تهیه میکند. برخی نرمافزارها نیز امکان ثبت تردد بدون دستگاه فیزیکی را دارند.
