در این مقاله می‌خوانید
چرا برخی سازمان‌ها با اتوماسیون اداری فقط نامهها را ثبت و بایگانی می‌کنند، اما برخی دیگر مسیر درخواستها و تاییدها را نیز به‌صورت خودکار پیش می‌برند؟ پاسخ به تفاوت انواع اتوماسیون اداری و قابلیت‌های آن‌ها برمی‌گردد. این سامانه‌ها از نظر کاربرد، امکانات و شیوه استقرار یکسان نیستند؛ بنابراین، شناخت آن‌ها کمک می‌کند بدانید هر دسته چه مسئله‌ای را در سازمان حل می‌کند.
در این مقاله، انواع اتوماسیون اداری را از مدیریت مکاتبات و اسناد تا گردش کار بررسی می‌کنیم و تفاوت نسخه‌های ابری، تحت وب و نصب‌شده روی سرور سازمان را توضیح می‌دهیم. با مطالعه این مطلب، متوجه می‌شوید این اصطلاحات چه معنایی دارند، چگونه با یکدیگر مرتبط‌اند و هرکدام برای چه نیازهایی کاربرد دارند.
انواع اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری برای نظم دادن به کارهای مختلف سازمان استفاده میشود؛ از ثبت و پیگیری نامهها تا نگهداری مدارک و رسیدگی به درخواست‌های کارکنان. تفاوت آن‌ها فقط در کاری که انجام می‌دهند نیست؛ محل نصب، شیوه استفاده و امکانات نیز میتواند متفاوت باشد. در ادامه، هر دسته از انواع سیستم های اتوماسیون اداری را با مثال‌های ساده معرفی می‌کنیم تا کاربرد و تفاوت آن‌ها روشن شود.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس کاربرد
در این دسته‌بندی، تفاوت اصلی در کاری است که نرمافزار انجام می‌دهد. ممکن است نیاز اصلی یک مجموعه، پیگیری نامهها باشد و مجموعه‌ای دیگر بخواهد مدارک خود را منظم کند یا مراحل تایید درخواستها را مشخص سازد.
اتوماسیون مدیریت نامه ها و دبیرخانه
این نوع اتوماسیون برای ثبت، شماره‌گذاری، ارسال و پیگیری نامه‌های سازمانی استفاده میشود. نامه‌های دریافتی، ارسالی و داخلی در نرمافزار ثبت میشوند و به دست فرد یا بخش مسئول می‌رسند.
هر کارمند معمولا صفحه‌ای به نام کارتابل دارد؛ یعنی بخشی که نامهها و کارهای ارسال‌شده برای او در آن نمایش داده میشوند. فرد میتواند نامه را بخواند، پاسخ دهد یا برای همکار دیگری بفرستد.
برای مثال، نامه یک مشتری ابتدا در دبیرخانه ثبت میشود. سپس به مدیر فروش می‌رسد و مدیر آن را برای کارشناس مربوط ارسال می‌کند. هنگام پیگیری نیز مشخص است نامه به چه افرادی رسیده و چه پاسخی دریافت کرده است.
اتوماسیون نگهداری اسناد و بایگانی
این نوع، برای نگهداری منظم مدارکی مانند قراردادها، پرونده‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسه‌ها استفاده میشود. هدف این است که مدارک پراکنده نباشند و افراد مجاز بتوانند هنگام نیاز، آن‌ها را پیدا کنند.
برای مثال، قراردادهای یک شرکت می‌توانند بر اساس نام مشتری، شماره قرارداد، تاریخ یا موضوع دسته‌بندی شوند. به این ترتیب، پیدا کردن یک قرارداد به جست‌وجو در چند رایانه یا پرس‌وجو از همکاران نیاز ندارد.
بعضی نرم‌افزارها نسخه‌های مختلف یک فایل را نیز نگه می‌دارند. در این حالت، مشخص است آخرین نسخه تایید شده کدام است و چه تغییراتی در فایل ایجاد شده است.
تفاوت اصلی این نرمافزار با اتوماسیون نامهها، تمرکز آن بر نگهداری و پیدا کردن اسناد است. البته یک محصول میتواند هر دو کاربرد را داشته باشد. مدیریت نسخه‌ها، کنترل دسترسی و ثبت سوابق نیز از قابلیت‌های شناخته‌شده نرم‌افزارهای مدیریت اسناد هستند.
اتوماسیون پیگیری مراحل درخواست ها
در این نوع اتوماسیون، مسیر رسیدگی به هر درخواست مشخص میشود. یعنی تعیین می‌کنید درخواست ابتدا به چه کسی برسد، به تایید چه افرادی نیاز داشته باشد و بعد از هر مرحله برای کدام بخش ارسال شود. به این مسیر، گردش کار می‌گویند.
برای مثال، کارمند درخواست مرخصی را ثبت می‌کند. درخواست برای مدیر مستقیم فرستاده میشود و پس از تایید، به بخش منابع انسانی می‌رسد. کارمند نیز میتواند وضعیت درخواست خود را ببیند. درخواست خرید، ماموریت، تعمیر تجهیزات و تسویه‌حساب هم می‌توانند در همین نرمافزار پیگیری شوند.
اتوماسیون هماهنگی کارها و جلسات
این دسته به کارکنان کمک می‌کند برنامه‌ها، جلسات و وظایف مشترک را منظم‌تر دنبال کنند. زمان جلسات، تصمیم‌های گرفته‌شده، مسئول هر کار و مهلت انجام آن در نرمافزار ثبت میشود.
برای مثال، در یک جلسه تصمیم گرفته میشود بخش فروش تا پایان هفته گزارشی آماده کند. این کار همراه با نام مسئول و تاریخ تحویل ثبت میشود تا بعدا وضعیت انجام آن روشن باشد.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس محل نصب و نگهداری
یکی دیگر از تفاوت‌های انواع اتوماسیون اداری، محل اجرای نرمافزار و نگهداری اطلاعات است. این موضوع بر هزینه‌ها، شیوه پشتیبانی و مسئولیت سازمان در نگهداری نرمافزار اثر می‌گذارد.
ابری
در اتوماسیون ابری، نرمافزار روی تجهیزات شرکت ارائهدهنده اجرا میشود. سازمان از طریق اینترنت وارد نرمافزار میشود و برای استفاده از آن معمولا اشتراک می‌خرد.
در این روش، مجموعه برای اجرای همین نرمافزار به خرید سرور اختصاصی نیاز ندارد. رسیدگی به تجهیزات، به‌روزرسانی و تهیه نسخه پشتیبان نیز معمولا بر عهده شرکت ارائهدهنده است؛ البته جزئیات باید در قرارداد مشخص باشد.
برای نمونه، کارکنان یک شرکت می‌توانند از دفتر، شعبه دیگر یا هنگام دورکاری وارد سامانه شوند؛ به شرط آنکه اجازه دسترسی داشته باشند و اتصال لازم برقرار باشد.
نصب شده روی سرور سازمان
در این روش، نرمافزار روی سرور تحت مدیریت سازمان نصب میشود. سرور، فضایی است که نرمافزار و اطلاعات مشترک روی آن قرار می‌گیرد تا کاربران به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
نگهداری نرمافزار و تجهیزات میتواند بر عهده بخش فناوری اطلاعات سازمان یا شرکت پشتیبان باشد. کارکنان نیز بر اساس تنظیمات، از داخل مجموعه یا از طریق اتصال امن خارج از آن وارد نرمافزار میشوند.
این روش امکان مدیریت مستقیم‌تر تجهیزات و اطلاعات را فراهم می‌کند، اما به رسیدگی فنی نیاز دارد. هزینه خرید و نگهداری سرور، به‌روزرسانی، امنیت و تهیه نسخه پشتیبان نیز باید در نظر گرفته شود.
نصب نرمافزار داخل سازمان به‌تنهایی به معنای امنیت بیشتر نیست. امنیت به نحوه نگهداری، تنظیم اجازه کاربران و رسیدگی به مشکلات نیز بستگی دارد.
ترکیبی (هیبرید)
در مدل ترکیبی، بخشی از نرمافزار یا خدمات روی تجهیزات سازمان و بخشی در محیط ابری اجرا میشود.
برای مثال، ممکن است برخی مدارک در سرور داخلی باقی بمانند و برای بعضی خدمات از امکانات شرکت ارائهدهنده استفاده شود. شکل دقیق این تقسیم‌بندی به نیاز سازمان و قابلیت نرمافزار بستگی دارد.
این مدل زمانی کاربرد دارد که سازمان دلیل مشخصی برای استفاده همزمان از دو روش داشته باشد. ارتباط میان بخش‌ها و مسئولیت نگهداری هرکدام نیز باید روشن باشد.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس روش استفاده
این دسته‌بندی نشان می‌دهد کارکنان چگونه وارد نرمافزار میشوند و کارهای خود را انجام می‌دهند. روش استفاده را نباید با محل نصب نرمافزار یکسان دانست.
تحت وب
برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، مرورگری مانند کروم یا اج را باز می‌کنید، نشانی سامانه را وارد می‌کنید و با نام کاربری و رمز عبور وارد می‌شوید. معمولا به نصب برنامه جداگانه روی رایانه نیاز ندارید.
تحت وب بودن لزوما به معنای ابری بودن نیست. نرمافزار میتواند روی سرور داخلی سازمان نصب شده باشد و کارکنان با مرورگر از آن استفاده کنند.همچنین، تحت وب بودن به این معنا نیست که همه افراد از هر جایی اجازه ورود دارند. سازمان میتواند دسترسی را به شبکه داخلی یا روش اتصال مشخصی محدود کند.
برنامه نصب شده روی رایانه
در این روش، برنامه روی رایانه کاربران نصب میشود و کارکنان از طریق آن به نامهها و کارهای خود دسترسی پیدا می‌کنند. به این نوع برنامه، نسخه دسکتاپ نیز گفته میشود. پیش از استفاده، باید بررسی شود برنامه روی رایانه‌های موجود اجرا میشود و نصب و به‌روزرسانی آن چگونه انجام می‌گیرد.
همچنین، نصب بودن برنامه به معنای امکان استفاده بدون اینترنت یا شبکه نیست. ممکن است برنامه برای نمایش اطلاعات و ثبت کارها به ارتباط با سرور نیاز داشته باشد.
موبایل
نسخه اپلیکیشن اتوماسیون اداری موبایل امکان انجام بخشی از کارها را با تلفن همراه یا تبلت فراهم می‌کند. مشاهده نامهها، پیگیری درخواستها و انجام بعضی تاییدها از کاربردهای آن است. برای مثال، مدیر میتواند هنگام حضور نداشتن در دفتر، یک درخواست را بررسی کند و پاسخ دهد تا کار همکاران متوقف نماند.
دسترسی موبایلی ممکن است از طریق برنامه مخصوص یا مرورگر تلفن همراه باشد. بااین‌حال، همه امکانات نسخه رایانه‌ای لزوما روی موبایل وجود ندارند. بهتر است کارهای مورد نیاز، مانند باز کردن پیوست یا تکمیل فرم، پیش از انتخاب آزمایش شوند.
انواع اتوماسیون اداری بر اساس امکانات
بعضی نرم‌افزارها فقط نیازهای اصلی را پوشش می‌دهند و برخی دیگر چند بخش متصل یا امکانات هوشمند دارند. نام این نسخه‌ها در شرکت‌های مختلف یکسان نیست؛ بنابراین، باید امکانات واقعی هر محصول را بررسی کرد.
پایه
نسخه پایه معمولا برای ثبت، ارسال، دریافت و بایگانی نامهها استفاده میشود. کارکنان کارتابل دارند و می‌توانند نامه‌های خود را مشاهده و پیگیری کنند.
این نسخه برای مجموعه‌ای قابل‌بررسی است که نیاز اصلی آن سامان‌دهی مکاتبات است و درخواست‌های پیچیده یا ارتباط گسترده میان نرم‌افزارها ندارد.
البته عنوان «پایه» تعریف ثابتی ندارد. ممکن است یک شرکت جست‌وجوی پیشرفته یا فرم درخواست را در نسخه پایه ارائه کند و شرکتی دیگر برای آن هزینه جداگانه دریافت کند.
یکپارچه
اتوماسیون یکپارچه نرم‌افزاری است که بخش‌های مختلف آن به یکدیگر متصل‌اند. برای مثال، نامهها، فرم‌ها، مدارک و کارهای مربوط به یک درخواست می‌توانند در کنار هم قرار بگیرند.
فرض کنید نامه‌ای برای خرید تجهیزات دریافت شده است. در سامانه یکپارچه، می‌توان نامه را به درخواست خرید و مدارک مربوط متصل کرد تا مسئول رسیدگی مجبور نباشد اطلاعات را در چند محل جداگانه جست‌وجو کند.
فایده اصلی این ارتباط، دسترسی آسان‌تر به اطلاعات مرتبط و کاهش وارد کردن دوباره اطلاعات است. البته قرار گرفتن چند بخش در یک صفحه، به‌تنهایی نشان نمی‌دهد آن‌ها واقعاً با یکدیگر ارتباط دارند؛ این موضوع باید هنگام انجام کار بررسی شود.
هوشمند
اتوماسیون هوشمند از امکاناتی مانند هوش مصنوعی برای کمک به خواندن، بررسی و دسته‌بندی اطلاعات استفاده می‌کند. قابلیت‌های آن در هر محصول متفاوت است. برای مثال، نرمافزار ممکن است موضوع یک نامه را پیشنهاد دهد، متن طولانی را خلاصه کند یا اطلاعات مشخصی را از یک مدرک بیرون بکشد.
بعضی نرم‌افزارها می‌توانند نوشته‌های موجود در تصویر یا برگه اسکن‌شده را به متن قابل جست‌وجو تبدیل کنند. این قابلیت با فهم موضوع نامه یا تصمیم‌گیری درباره آن یکسان نیست.
هوشمند بودن نرمافزار، نیاز به بررسی انسان را از بین نمی‌برد. پیشنهادها و اطلاعات استخراج‌شده ممکن است خطا داشته باشند، به‌ویژه زمانی که تصویر مدارک واضح نیست یا متن پیچیده است.
کدام نوع برای شما مناسب است؟
برای انتخاب صحیح، ابتدا مشخص کنید کدام کارها در مجموعه شما بیشتر زمان می‌برند یا پیگیری آن‌ها دشوار است. سپس امکانات نرمافزار را با همان نیازها مقایسه کنید:
- اگر پیگیری نامهها و پاسخ‌ها دشوار است: اتوماسیون مدیریت نامهها و دبیرخانه را بررسی کنید. این نرمافزار مشخص می‌کند هر نامه به چه کسی رسیده و چه اقدامی برای آن انجام شده است.
- اگر مدارک پراکنده‌اند و پیدا کردن فایل‌ها زمان می‌برد: امکانات نگهداری اسناد و بایگانی برای شما اهمیت بیشتری دارد؛ به‌ویژه اگر چند نسخه از یک قرارداد یا گزارش دارید.
- اگر درخواستها میان چند نفر معطل می‌مانند: به نرم‌افزاری نیاز دارید که مراحل رسیدگی و مسئول هر مرحله را مشخص کند؛ مانند مسیر تأیید مرخصی یا درخواست خرید.
- اگر تصمیم‌های جلسات و وظایف فراموش میشوند: امکانات ثبت صورت‌جلسه، تعیین مسئول و یادآوری مهلت انجام کار را در اولویت قرار دهید.
- اگر چند مورد از این مشکلات را همزمان دارید: اتوماسیون یکپارچه را بررسی کنید تا نامهها، مدارک و درخواست‌های مرتبط در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
اپلیکیشن اتوماسیون اداری ابریک
با اپلیکیشن اتوماسیون اداری ابریک، حتی زمانی که در دفتر حضور ندارید، نامهها و درخواست‌های کارکنان را بررسی و پیگیری کنید.
ابریک از طریق مرورگر، اپلیکیشن اندروید و آیفون در دسترس است؛ کارکنان می‌توانند درخواست مرخصی، ماموریت یا اضافه‌کاری را ثبت کنند و مدیران نیز آن‌ها را بر اساس مراحل تایید مشخص‌شده بررسی کنند.
نامهها، فایل‌های پیوست و سابقه رسیدگی در نرمافزار ثبت میشوند تا بدانید هر درخواست در چه مرحله‌ای است و چه اقداماتی برای آن انجام شده است. شما میتوانید پیش از خرید، ۷ روز به‌صورت رایگان از ابریک استفاده کنید. در این فرصت، کارهای مجموعه، مانند ثبت نامه، ارسال درخواست و بررسی کارتابل را امتحان کنید تا ببینید امکانات و شیوه کار نرمافزار چقدر با نیاز شما و کارکنانتان هماهنگ است.
سخن آخر
انواع اتوماسیون اداری برای مدیریت نامهها، نگهداری مدارک، پیگیری درخواستها و هماهنگی کارهای کارکنان استفاده میشوند. این نرم‌افزارها از نظر محل نصب، روش استفاده و امکانات نیز متفاوت‌اند؛ برای مثال، یک سامانه میتواند ابری باشد و هم با مرورگر و هم با تلفن همراه در دسترس قرار بگیرد.
برای انتخاب مناسب، ابتدا مشخص کنید کدام کارها در مجموعه شما زمان بیشتری می‌برند یا به‌سختی پیگیری میشوند. سپس امکانات مورد نیاز را در عمل بررسی کنید. نرم‌افزاری برای شما مناسب‌تر است که کارکنان بتوانند به‌آسانی از آن استفاده کنند و وضعیت نامهها، درخواستها و مسئولیت‌ها در آن روشن باشد.
سوالات متداول
- انواع اتوماسیون اداری از نظر کاربرد کدام اند؟
اتوماسیون اداری از نظر کاربرد شامل مدیریت نامهها و دبیرخانه، نگهداری اسناد و بایگانی، پیگیری مراحل درخواستها و هماهنگی کارها و جلسات است. یک نرمافزار میتواند چند مورد از این امکانات را همزمان داشته باشد. - تفاوت اتوماسیون اداری ابری و تحت وب چیست؟
ابری بودن یعنی نرمافزار روی تجهیزات شرکت ارائهدهنده اجرا و نگهداری میشود؛ تحت وب بودن یعنی کاربران با مرورگر وارد آن میشوند. بنابراین، نرمافزار تحت وب میتواند ابری باشد یا روی سرور سازمان نصب شده باشد. - آیا برای استفاده از اتوماسیون اداری ابریک باید برنامه نصب کنیم؟
خیر، برای استفاده از ابریک میتوانید از طریق مرورگر وارد نرمافزار شوید و نصب برنامه الزامی نیست. اپلیکیشن اندروید و آیفون نیز برای استفاده با تلفن همراه ارائه شده است.
