در این مقاله می‌خوانید
فرض کنید ساعت ۸ صبح است و کارکنان شرکت در حال ثبت ورود خود هستند که ناگهان اینترنت قطع میشود. آیا ساعت ورود آن‌ها از دست می‌رود؟ مدیر منابع انسانی چگونه میتواند مطمئن شود که اطلاعات تردد کارکنان به‌درستی ثبت شده است؟
حضور غیاب آنلاین در قطعی اینترنت در نرمافزارهایی که قابلیت ثبت آفلاین دارند، متوقف نمی‌شود. این نرم‌افزارها اطلاعات ورود و خروج را موقتا در حافظه گوشی یا دستگاه ذخیره میکنند و پس از اتصال مجدد اینترنت، آن‌ها را به سامانه مرکزی انتقال می‌دهند. البته تمام نرمافزارهای حضور و غیاب چنین قابلیتی ندارند.
در ادامه بررسی می‌کنیم اطلاعات ثبت تردد آنلاین هنگام قطع اینترنت دقیقا کجا ذخیره میشوند، پس از اتصال مجدد چه اتفاقی می‌افتد و هنگام انتخاب نرمافزار باید به چه نکاتی توجه کنید.
حضور و غیاب آنلاین هنگام قطع اینترنت چگونه کار میکند؟
در حالت عادی، زمانی که کارمند ورود یا خروج خود را ثبت میکند، اطلاعات از طریق اینترنت به سرور نرمافزار ارسال میشوند و مدیر میتواند آن‌ها را در گزارش‌های حضور و غیاب مشاهده کند. اما در نرمافزارهای مجهز به حالت آفلاین (Offline Mode)، قطع اینترنت لزوما مانع ثبت تردد نمی‌شود.
- فرایند ثبت حضور و غیاب بدون اینترنت معمولا به این صورت است:
- قطع ارتباط اینترنت: اپلیکیشن تشخیص می‌دهد که ارتباط با سرور برقرار نیست.
- ثبت ساعت ورود یا خروج: کارمند مانند همیشه دکمه ثبت تردد را انتخاب میکند.
- ذخیره موقت اطلاعات: زمان تردد و اطلاعات مرتبط در حافظه داخلی دستگاه ذخیره میشوند.
- اتصال مجدد اینترنت: اپلیکیشن اطلاعات ذخیره‌شده را برای سرور ارسال میکند.
- به‌روزرسانی گزارش‌ها: پس از انتقال موفق اطلاعات، مدیر میتواند تردد ثبتشده را در پنل مدیریت مشاهده کند.
این روش در سامانه‌های حضور و غیاب دارای قابلیت ثبت تردد آفلاین استفاده میشود و مانع از دست رفتن ثبت تردد در قطعی‌های موقت اینترنت میشود؛ با شرط اینکه ذخیره‌سازی محلی و انتقال اطلاعات به‌درستی انجام شوند.
اطلاعات حضور و غیاب هنگام قطع اینترنت کجا ذخیره میشوند؟
یکی از مهم‌ترین نگرانی‌های مدیران این است که وقتی اینترنت قطع میشود و اطلاعات به سرور نمی‌رسند، ساعت ورود و خروج کارکنان کجا نگهداری میشود. در نرمافزارهایی که از ثبت آفلاین پشتیبانی میکنند، اطلاعات ابتدا در حافظه داخلی گوشی یا دستگاه ثبت تردد ذخیره میشوند.
برای مثال، اگر کارمندی ساعت ۸ صبح وارد شرکت شود و اینترنت قطع باشد، اپلیکیشن میتواند ساعت ورود او را در حافظه گوشی نگهداری کند. در این شرایط، اطلاعات هنوز به سامانه مرکزی منتقل نشده‌اند و ممکن است مدیر نتواند آن‌ها را در گزارش‌های لحظه‌ای مشاهده کند.
پس از برقراری اینترنت، اطلاعات ذخیره‌شده به سرور ارسال میشوند و در صورت تایید ثبت، در گزارش‌های حضور و غیاب قرار می‌گیرند.
نکته مهم: تا پیش از انتقال اطلاعات، نسخه ثبتشده ممکن است فقط روی همان دستگاه وجود داشته باشد. بنابراین حذف اپلیکیشن، پاک‌کردن دادههای آن یا خرابی گوشی پیش از همگامسازی میتواند باعث از دست رفتن ترددهای ارسال‌نشده شود.
پس از وصل شدن اینترنت، ساعت ورود و خروج کارکنان چه میشود؟
در نرمافزارهایی که قابلیت همگامسازی خودکار دارند، پس از اتصال مجدد اینترنت، اطلاعات ورود و خروج کارکنان که در زمان قطعی ذخیره شده‌اند، به سرور مرکزی ارسال میشوند. به این فرایند همگامسازی اطلاعات (Synchronization) گفته میشود.
برای مثال، فرض کنید کارمندی ساعت ۸ صبح وارد شرکت میشود، اما اینترنت تا ساعت ۱۰ قطع است. اگر نرمافزار از ثبت آفلاین پشتیبانی کند، ساعت ورود کارمند در حافظه گوشی ذخیره میشود و پس از وصل شدن اینترنت، اطلاعات به سامانه منتقل میشوند.
در این شرایط، ساعت ورود کارمند همچنان ۸ صبح ثبت میشود، نه ساعت ۱۰ که اینترنت وصل شده است. زیرا نرمافزار زمان واقعی ثبت تردد را نگهداری کرده است.
به این ترتیب، مدیر منابع انسانی میتواند ساعت ورود و خروج کارکنان را در گزارش‌های حضور و غیاب مشاهده کند، حتی اگر اطلاعات با تاخیر به سرور رسیده باشند. البته حفظ زمان واقعی تردد و انتقال خودکار اطلاعات به قابلیت‌ها و تنظیمات نرمافزار بستگی دارد.
آیا تمام نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین بدون اینترنت کار میکنند؟
خیر. قابلیت ثبت تردد آفلاین در تمام نرمافزارهای حضور و غیاب آنلاین وجود ندارد. بعضی سامانه‌ها برای ثبت هر ورود و خروج به ارتباط اینترنتی نیاز دارند؛ درحالی‌که برخی دیگر امکان ذخیره موقت اطلاعات را فراهم میکنند.
همچنین ممکن است یک نرمافزار در اپلیکیشن موبایل از ثبت آفلاین پشتیبانی کند، اما این قابلیت در نسخه تحت وب آن وجود نداشته باشد و این موضوع کاملا بستگی به امکانات برنامه ای که دانلود میکنید دارد.
ثبت تردد، بدون اینترنت، با ابریک
نرمافزار حضور و غیاب آنلاین ابریک امکان ثبت تردد بدون اینترنت را فراهم میکند. کارکنان می‌توانند از طریق اپلیکیشن موبایل، ورود و خروج خود را حتی هنگام قطعی اینترنت ثبت کنند. اطلاعات ثبتشده پس از اتصال مجدد، به‌صورت خودکار به سرور ارسال میشوند و مدیر میتواند آن‌ها را در گزارش‌های حضور و غیاب بررسی کند.
از دیگر امکانات ابریک می‌توان به تشخیص چهره آفلاین برای احراز هویت کارکنان، تعیین محدوده جغرافیایی مجاز برای ثبت تردد، مدیریت کارکنان چند شعبه و محاسبه خودکار تاخیر، غیبت و اضافه‌کاری اشاره کرد.
مطمئن شوید ابریک هنگام قطعی اینترنت چگونه عمل میکند
ابریک یک دوره آزمایشی رایگان با دسترسی به تمامی امکانات( ۷روزه) ارائه می‌دهد. می‌توانید پیش از خرید، ثبت ورود و خروج را در حالت بدون اینترنت امتحان کنید، سپس با اتصال مجدد، انتقال اطلاعات و نمایش آن‌ها در گزارش‌های مدیریتی را بررسی کنید.
سخن آخر
حضور غیاب آنلاین در قطعی اینترنت در نرمافزارهای مجهز به حالت آفلاین، با ذخیره موقت اطلاعات روی گوشی یا دستگاه و انتقال آن‌ها پس از اتصال مجدد انجام میشود. به این ترتیب، کارکنان می‌توانند تردد خود را هنگام قطع ارتباط ثبت کنند و مدیران پس از همگامسازی به گزارش‌های به‌روزشده دسترسی داشته باشند.
بااینحال، قابلیت ثبت آفلاین در همه نرم‌افزارها یکسان نیست و امکاناتی مانند GPS و تشخیص چهره نیز ممکن است محدودیت‌هایی داشته باشند.
اگر قصد دارید از نرمافزار حضور و غیاب آنلاین ابریک استفاده کنید، بهتر است پیش از خرید، امکانات آن را در شرایط واقعی مجموعه خود آزمایش کنید و درباره نحوه ثبت و نگهداری اطلاعات هنگام قطعی اینترنت از کارشناسان ابریک توضیح بخواهید.
سوالات متداول
- آیا هنگام قطع اینترنت، اطلاعات حضور و غیاب کارکنان پاک میشود؟
خیر، در نرمافزارهایی که قابلیت ثبت آفلاین دارند، اطلاعات ورود و خروج موقتا در حافظه دستگاه ذخیره میشوند. بااینحال، تا پیش از انتقال موفق اطلاعات به سرور، احتمال از دست رفتن دادههای محلی وجود دارد. - آیا برای ثبت حضور و غیاب با گوشی همیشه اینترنت لازم است؟
خیر. بعضی اپلیکیشنهای حضور و غیاب امکان ثبت ورود و خروج بدون اینترنت را دارند. این قابلیت باید در نرمافزار مورد نظر پشتیبانی و در صورت نیاز فعال شده باشد. - اگر اینترنت چند ساعت قطع باشد، ساعت ورود کارکنان تغییر میکند؟
در سامانههایی که زمان واقعی ثبت تردد را نگهداری میکنند، خیر. برای مثال، ورود ثبتشده در ساعت ۸ صبح میتواند پس از اتصال اینترنت در ساعت ۱۰ به سرور منتقل شود، بدون اینکه ساعت ورود به ۱۰ تغییر کند. - آیا پس از اتصال اینترنت باید اطلاعات حضور و غیاب را دستی ارسال کرد؟
در نرمافزارهای دارای همگامسازی خودکار، معمولا نیازی به ارسال دستی نیست. بااینحال، برخی اپلیکیشنها ممکن است برای تکمیل انتقال به باز شدن مجدد برنامه یا اقدام کاربر نیاز داشته باشند.
