تفاوت اتوماسیون اداری و
BPMS به زبان ساده + راهنمای انتخاب

کارها در سازمان شما بین نامه‌ها گم می‌شوند یا بین مراحل انجام کار؟ پاسخ به همین سوال، نقطه شروع شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS است.

نرم افزار اتوماسیون اداری بر مدیریت مکاتبات و امور اداری تمرکز دارد؛ درحالی‌که BPMS برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای کسب‌وکار به کار می‌رود. شباهت برخی امکانات این دو، گاهی انتخاب را دشوار می‌کند؛ اما کاربرد آن‌ها یکسان نیست.

کدام راهکار برای سازمان شما مناسب‌تر است؟ آیا یکی می‌تواند جایگزین دیگری شود یا به هر دو نیاز دارید؟ در ادامه، تفاوت‌ها، کاربردها و امکانات این دو سیستم را با مثال‌های عملی بررسی می‌کنیم تا انتخاب روشن‌تری داشته باشید.

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در این است که اتوماسیون اداری بر سامان‌دهی مکاتبات و پیگیری امور اداری تمرکز دارد، اما BPMS مراحل، مسئولیت‌ها و قواعد اجرای فرایندهای کسب‌وکار را مدیریت می‌کند. برای درک دقیق‌تر این تفاوت، ابتدا با تعریف و کاربرد هرکدام آشنا می‌شویم.

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

اتوماسیون اداری بستری برای ثبت، گردش و نگهداری مکاتبات سازمانی است که کمک می‌کند وضعیت هر نامه و اقدامات مرتبط با آن مشخص باشد. دبیرخانه الکترونیکی، کارتابل و بایگانی اسناد از بخش‌های رایج این نرم‌افزار هستند و دسترسی به سوابق و پیگیری پاسخ‌ها را آسان‌تر می‌کنند.

فرض کنید نامه‌ای از یک تامین‌کننده دریافت کرده‌اید. نامه در دبیرخانه ثبت می‌شود، برای بررسی به واحد مربوط می‌رود و پس از تایید، پاسخ آن ارسال و بایگانی می‌شود. اتوماسیون اداری سابقه این رفت‌وبرگشت‌ها را نگه می‌دارد تا مشخص باشد چه کسی، در چه زمانی و با چه نتیجه‌ای به نامه رسیدگی کرده است.

BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟

BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، بستری برای تبدیل مراحل انجام کار به یک جریان اجرایی مشخص و قابل‌کنترل است. در این سیستم، فعالیت‌ها، مسئولان، اطلاعات موردنیاز و شرایط عبور از هر مرحله تعریف می‌شوند تا کار بر اساس قواعد تعیین‌شده پیش برود.

برای مثال، در فرایند خرید تجهیزات، درخواست ابتدا از نظر موجودی انبار بررسی می‌شود و در صورت نیاز به خرید، برای تایید بودجه ادامه پیدا می‌کند. درخواست‌های بالاتر از مبلغ مشخص نیز می‌توانند به تأیید مدیر ارشد نیاز داشته باشند. BPMS این مسیرها را اجرا و وضعیت مراحل را ثبت می‌کند تا بتوان زمان انجام فرایند و محل ایجاد تأخیر را بررسی کرد.

فرق BPMS و اتوماسیون اداری در یک نگا

نرم افزار اتوماسیون اداری ابریک؛ 7 روز تست رایگان

نرم افزار اتوماسیون اداری ابریک به شما کمک می‌کند مکاتبات سازمان را منظم‌تر مدیریت کنید، به سوابق دسترسی داشته باشید و وضعیت رسیدگی به نامه‌ها را پیگیری کنید.

۷ روز رایگان از ابریک استفاده کنید و کارایی آن را در جریان کار سازمانتان بسنجید. برای شروع تست رایگان و دریافت مشاوره متناسب با نیازهای مجموعه‌تان، با کارشناسان ابریک تماس بگیرید.

سخن آخر

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS به هدف استفاده از آن‌ها برمی‌گردد. اتوماسیون اداری به مکاتبات، ارجاع‌ها و سوابق نظم می‌دهد؛ BPMS مراحل، مسئولیت‌ها و قواعد اجرای فرایندها را مدیریت می‌کند. بنابراین، انتخاب مناسب به این بستگی دارد که مشکل اصلی سازمان شما پیگیری امور اداری است یا هماهنگی و کنترل فرایندهای بین‌واحدی.

اگر نامه‌ها به‌سختی پیگیری می‌شوند و دسترسی به سوابق زمان‌بر است، بررسی نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند قدم اول مناسبی باشد. برای ارزیابی دقیق‌تر، یک دموی متناسب با گردش مکاتبات سازمانتان درخواست کنید تا مسیر ثبت، ارجاع و پاسخ‌گویی به یک نامه را در عمل ببینید.

سوالات متداول

1. تفاوت اصلی اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟
   اتوماسیون اداری بر مدیریت مکاتبات و پیگیری امور اداری تمرکز دارد؛ اما BPMS برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. محور پیگیری در اتوماسیون اداری، نامه و اقدامات مرتبط با آن است؛ در BPMS، مراحل اجرای یک فرایند و نتیجه آن اهمیت دارد.
2. برای ثبت و پیگیری نامه‌ها، اتوماسیون اداری مناسب‌تر است یا BPMS؟
   اتوماسیون اداری برای این نیاز مناسب‌تر است؛ زیرا امکاناتی مانند دبیرخانه الکترونیکی، کارتابل و بایگانی اسناد دارد. این ابزارها کمک می‌کنند وضعیت نامه، مسئول رسیدگی و سابقه اقدامات مشخص باشد.
3. BPMS چگونه فرایند خرید را مدیریت می‌کند؟
   BPMS مراحل خرید، مسئول هر مرحله و شرایط ادامه کار را تعریف و اجرا می‌کند. برای مثال، درخواست می‌تواند ابتدا از نظر موجودی انبار بررسی شود، سپس برای تایید بودجه ادامه پیدا کند و در مبالغ بالاتر به تایید مدیر ارشد نیاز داشته باشد.
4. گزارش‌گیری در اتوماسیون اداری و BPMS چه تفاوتی دارد؟
   گزارش‌های اتوماسیون اداری بیشتر وضعیت نامه‌ها، سوابق ارجاع و اقدامات معوق را نشان می‌دهند. گزارش‌های BPMS بر زمان اجرای فرایند، عملکرد مراحل و شناسایی گلوگاه‌های تأخیر تمرکز دارند.
5. آیا اتوماسیون اداری هم گردش کار دارد؟
   بله، اتوماسیون اداری می‌تواند مکاتبات را از طریق ارجاع کاربران یا مسیرهای تعریف‌شده به گردش درآورد. بااین‌حال، در BPMS مسیر اجرای کار بر اساس مدل فرایند، مسئولیت‌ها و قواعد تصمیم‌گیری مدیریت می‌شود.