در هر سازمان، انجام کارها معمولاً به مجموعه ای از مراحل، افراد و واحدهای مختلف وابسته است. یک درخواست ممکن است از کارمند شروع شود، به مدیر برسد، برای بررسی به واحد دیگری ارسال شود و در نهایت پس از تأیید یا اصلاح، به مرحله اجرا برسد. اگر این مسیر به صورت مشخص و منظم طراحی نشده باشد، احتمال فراموش شدن وظایف، تأخیر، دوباره کاری و حتی خطای انسانی افزایش پیدا می کند. مدیریت گردش کار یا Workflow روشی برای طراحی، سازمان دهی، اجرا و کنترل همین مسیرهاست.
در مدیریت گردش کار، مشخص می شود هر فعالیت توسط چه فرد یا واحدی، در چه زمانی، با چه ورودی و بر اساس چه شرایطی انجام شود. به این ترتیب، سازمان می تواند فرآیندهای خود را از حالت وابسته به پیگیری های دستی خارج کرده و آن ها را ساختاریافته تر و در بسیاری از موارد خودکار کند.
استفاده درست از Workflow فقط برای شرکت های بزرگ کاربرد ندارد. سازمان ها، شرکت های خدماتی، کارخانه ها، فروشگاه ها و حتی تیم های کوچک نیز می توانند با طراحی گردش کار مناسب، سرعت انجام فعالیت ها و شفافیت فرآیندهای خود را افزایش دهند.
کاربرد مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار (Workflow Management) به مجموعه روش ها و ابزارهایی گفته می شود که برای طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی جریان انجام یک فرآیند مورد استفاده قرار می گیرند.
در یک گردش کار، معمولاً مشخص می شود:
- کار از کجا شروع می شود؟
- چه مراحلی باید طی شود؟
- مسئول هر مرحله چه کسی است؟
- چه زمانی باید فعالیت انجام شود؟
- در صورت تأیید یا رد درخواست چه اتفاقی رخ می دهد؟
- خروجی هر مرحله به کدام بخش منتقل می شود؟
برای مثال، در فرآیند درخواست مرخصی، کارمند درخواست خود را ثبت می کند، درخواست برای مدیر ارسال می شود، مدیر آن را بررسی می کند و در صورت تأیید، وضعیت مرخصی در سیستم ثبت می شود. تمام این مراحل می توانند در قالب یک Workflow مشخص تعریف شوند.
Workflow چه تفاوتی با یک وظیفه ساده دارد؟
یک وظیفه معمولاً یک فعالیت مشخص است؛ اما Workflow مسیر کامل انجام یک فرآیند را دربرمی گیرد.
برای مثال، «بررسی یک فاکتور» یک وظیفه است؛ اما «ثبت فاکتور، بررسی واحد مالی، تأیید مدیر، ثبت پرداخت و بایگانی» یک گردش کار محسوب می شود.
آیا مدیریت گردش کار به معنای اتوماسیون است؟
خیر. مدیریت گردش کار و اتوماسیون فرآیند ارتباط نزدیکی دارند، اما یکسان نیستند.
ابتدا باید فرآیند به درستی طراحی شود و سپس در صورت امکان و نیاز، بخشی از مراحل آن به صورت خودکار انجام شود. اگر یک فرآیند اشتباه را بدون اصلاح خودکار کنیم، تنها همان فرآیند اشتباه را سریع تر اجرا کرده ایم.
گردش کار در سازمان چگونه انجام می شود؟
یک Workflow معمولاً از چند مرحله اصلی تشکیل می شود. این مراحل بسته به نوع فرآیند متفاوت هستند، اما ساختار کلی آن ها مشابه است.
شروع فرآیند
هر گردش کار باید یک نقطه شروع مشخص داشته باشد. این نقطه می تواند ثبت درخواست، دریافت یک ایمیل، ایجاد سفارش، ورود اطلاعات یا وقوع یک رویداد مشخص باشد.
برای مثال، در فرآیند خرید تجهیزات، ثبت درخواست خرید توسط یکی از کارکنان می تواند آغاز Workflow باشد.
انجام فعالیت ها
پس از شروع فرآیند، فعالیت های تعریف شده به ترتیب یا بر اساس شرایط مشخص اجرا می شوند. هر فعالیت باید مسئول مشخصی داشته باشد.
این موضوع از بلاتکلیف ماندن وظایف جلوگیری می کند و مشخص است که هر مرحله در اختیار چه فرد یا واحدی قرار دارد.
تأیید، رد یا ارجاع
بسیاری از گردش های کاری شامل تصمیم گیری هستند. برای مثال، یک درخواست ممکن است توسط مدیر تأیید یا رد شود.
در سیستم های Workflow می توان برای هر تصمیم مسیر متفاوتی تعریف کرد. اگر درخواست تأیید شود به مرحله بعد می رود و اگر رد شود، به درخواست کننده بازگردانده می شود یا فرآیند پایان پیدا می کند.
پایان فرآیند
در نهایت، پس از انجام تمام مراحل، Workflow به وضعیت نهایی می رسد. ثبت نتیجه نهایی، ارسال اطلاع رسانی یا ذخیره اطلاعات می تواند بخشی از این مرحله باشد.
مدیریت گردش کار چه کاربردی در سازمان ها دارد؟
یکی از مهم ترین مزایای مدیریت گردش کار این است که فرآیندهای سازمانی را قابل مشاهده و قابل کنترل می کند. سازمان به جای اینکه برای پیگیری هر فعالیت به تماس تلفنی، پیام رسان یا ایمیل های متعدد وابسته باشد، می تواند مسیر انجام کار را مشخص کند.
مدیریت درخواست های کارکنان
فرآیندهایی مانند مرخصی، مأموریت، اضافه کاری، درخواست تجهیزات و ثبت درخواست های داخلی می توانند با Workflow مدیریت شوند.
در این حالت، درخواست پس از ثبت به فرد مسئول ارجاع داده شده و وضعیت آن تا پایان فرآیند قابل پیگیری است.
مدیریت خرید و تأمین کالا
در بسیاری از شرکت ها خرید یک محصول نیازمند تأیید چند بخش است. درخواست خرید، بررسی موجودی، تأیید مدیر، دریافت پیش فاکتور و پرداخت می توانند در یک گردش کار مشخص قرار بگیرند.
این کار باعث می شود درخواست ها کمتر در بین واحدها گم شوند و وضعیت هر خرید مشخص باشد.
مدیریت فاکتورها و امور مالی
فرآیند ثبت و تأیید فاکتور یکی دیگر از کاربردهای رایج Workflow است. فاکتور می تواند پس از ثبت به واحد مالی ارسال شده و سپس برای تأیید مدیر یا مسئول مربوطه ارجاع داده شود.
در نتیجه، مراحل پردازش فاکتور قابل ردیابی تر خواهد بود.
مدیریت فروش و سفارش ها
در شرکت های فروش، Workflow می تواند مسیر سفارش را از زمان ثبت تا ارسال مشخص کند. برای مثال، پس از ثبت سفارش، موجودی بررسی شده، پرداخت تأیید و سفارش برای انبار ارسال شود.
هر مرحله می تواند وضعیت مشخصی داشته باشد و مسئول آن نیز تعیین شود.
مزایای مدیریت گردش کار برای سازمان ها چیست؟
پیاده سازی صحیح Workflow می تواند مزایای مختلفی برای سازمان ایجاد کند. البته میزان این مزایا به نوع فرآیند و نحوه طراحی سیستم بستگی دارد.
کاهش خطاهای انسانی
وقتی مراحل یک فرآیند به شکل مشخص تعریف شده باشند، احتمال فراموش شدن یک مرحله یا ارسال درخواست به فرد اشتباه کاهش پیدا می کند.
سیستم می تواند بسیاری از اقدامات تکراری مانند ارجاع درخواست یا ارسال اعلان را به شکل خودکار انجام دهد.
افزایش سرعت انجام فرآیندها
در فرآیندهای دستی، بخش قابل توجهی از زمان صرف پیگیری وضعیت کار می شود. برای مثال، ممکن است کارمند مجبور باشد برای اطلاع از وضعیت یک درخواست با چند واحد تماس بگیرد.
در یک Workflow مناسب، وضعیت فرآیند مشخص است و مراحل بعدی می توانند به صورت خودکار به فرد مربوطه ارجاع شوند.
افزایش شفافیت سازمانی
یکی از مزایای مهم مدیریت گردش کار، مشخص شدن مسئولیت هاست. هر فرد می داند چه کاری باید انجام دهد و چه زمانی باید آن را تکمیل کند.
از طرف دیگر، مدیران نیز می توانند وضعیت فرآیندها را بهتر مشاهده و بررسی کنند.
کاهش دوباره کاری
وقتی اطلاعات در یک فرآیند به صورت منظم ثبت و منتقل شود، نیاز به ورود چندباره اطلاعات کاهش پیدا می کند.
این موضوع به خصوص در فرآیندهایی که چند واحد با یکدیگر در ارتباط هستند، اهمیت زیادی دارد.
امکان اندازه گیری عملکرد
با ثبت اطلاعات مربوط به Workflow، سازمان می تواند مدت زمان انجام هر مرحله را بررسی کند.
برای مثال، اگر مشخص شود بررسی درخواست ها در یک مرحله به طور میانگین سه روز طول می کشد، مدیر می تواند علت تأخیر را بررسی و برای بهبود آن اقدام کند.
مدیریت گردش کار چه تفاوتی با مدیریت فرآیند کسب وکار دارد؟
Workflow Management و Business Process Management یا BPM مفاهیم نزدیک اما متفاوتی هستند.
مدیریت گردش کار بیشتر روی مسیر انجام یک فرآیند و ترتیب فعالیت ها تمرکز دارد؛ در حالی که مدیریت فرآیند کسب وکار دید گسترده تری دارد و طراحی، تحلیل، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای سازمان را نیز شامل می شود.
به بیان ساده، Workflow می تواند یکی از اجزای مدیریت فرآیندهای کسب وکار باشد.
نقش نرم افزار در مدیریت گردش کار چیست؟
در فرآیندهای ساده، امکان مدیریت گردش کار با روش های دستی وجود دارد؛ اما هرچه تعداد کارکنان، درخواست ها و مراحل فرآیند بیشتر شود، مدیریت دستی دشوارتر خواهد شد.
نرم افزارهای مدیریت Workflow می توانند ثبت درخواست، ارجاع فعالیت، اعلان ها، تأییدها، ثبت سوابق و گزارش گیری را در یک محیط متمرکز انجام دهند.
خودکارسازی وظایف تکراری
یکی از مهم ترین قابلیت های سیستم های Workflow، خودکارسازی فعالیت های تکراری است.
برای مثال، پس از تأیید یک درخواست می توان سیستم را طوری تنظیم کرد که به صورت خودکار درخواست به واحد بعدی ارسال و برای مسئول آن اعلان ایجاد شود.
گزارش گیری از فرآیندها
نرم افزار می تواند اطلاعات مربوط به تعداد درخواست ها، زمان انجام مراحل، فعالیت های تکمیل شده و موارد معطل مانده را ثبت کند.
این داده ها برای شناسایی نقاط ضعف فرآیند و تصمیم گیری مدیریتی کاربرد دارند.
چگونه یک Workflow مناسب برای سازمان طراحی کنیم؟
طراحی گردش کار باید با شناخت دقیق فرآیند فعلی شروع شود. نمی توان بدون بررسی نحوه انجام فعالیت ها، صرفاً با اضافه کردن یک نرم افزار انتظار بهبود عملکرد داشت.
فرآیند فعلی را بررسی کنید
ابتدا مشخص کنید فرآیند در حال حاضر چگونه انجام می شود، چه افرادی در آن نقش دارند و چه مشکلاتی وجود دارد.
برای مثال، ممکن است مشخص شود یک درخواست به دلیل انتظار برای تأیید مدیر چند روز متوقف می ماند.
مسئول هر مرحله را مشخص کنید
هر فعالیت باید صاحب مشخصی داشته باشد. نبود مسئول مشخص یکی از دلایل رایج تأخیر در فرآیندهای سازمانی است.
نقاط تصمیم گیری را تعیین کنید
اگر فرآیند شامل تأیید، رد یا انتخاب مسیرهای مختلف است، این شرایط باید از ابتدا مشخص شوند.
فرآیند را ساده کنید
قبل از خودکارسازی، مراحل غیرضروری را حذف کنید. اگر یک فعالیت ارزش مشخصی ایجاد نمی کند، بهتر است ابتدا بررسی شود که آیا اساساً به آن نیاز است یا خیر.
چه فرآیندهایی برای Workflow مناسب هستند؟
تقریباً هر فرآیندی که دارای مراحل مشخص، مسئولان متعدد و تکرارپذیری باشد، می تواند گزینه مناسبی برای مدیریت گردش کار باشد.
از جمله:
- درخواست مرخصی و مأموریت
- فرآیند استخدام
- تأیید فاکتور
- درخواست خرید
- مدیریت قراردادها
- پشتیبانی مشتریان
- مدیریت سفارش ها
- درخواست تجهیزات
- تأیید اسناد
- فرآیندهای منابع انسانی
- مدیریت پروژه ها
البته بهتر است سازمان ابتدا فرآیندهایی را انتخاب کند که حجم بالایی دارند یا بیشترین زمان و خطا را ایجاد می کنند.
اشتباهات رایج در اجرای مدیریت گردش کار
یکی از اشتباهات رایج، طراحی Workflow بیش از حد پیچیده است. اگر برای یک فرآیند ساده مراحل و تأییدهای غیرضروری ایجاد شود، سیستم به جای افزایش بهره وری می تواند باعث کند شدن کارها شود.
اشتباه دیگر، مشخص نکردن مسئولیت هاست. اگر معلوم نباشد هر مرحله در اختیار چه فردی قرار دارد، حتی یک سیستم کاملاً خودکار نیز نمی تواند مشکل را حل کند.
همچنین نباید پس از پیاده سازی Workflow، فرآیند را رها کرد. گردش کار باید در طول زمان بررسی شود تا نقاط کند، مراحل اضافی و مشکلات احتمالی شناسایی و اصلاح شوند.
جمع بندی
مدیریت گردش کار یا Workflow روشی برای طراحی و کنترل مسیر انجام فعالیت ها در سازمان است. در این روش، مراحل فرآیند، مسئول هر فعالیت، شرایط تصمیم گیری و نتیجه نهایی مشخص می شود.
استفاده صحیح از Workflow می تواند به کاهش خطا، افزایش سرعت انجام کارها، شفافیت بیشتر، کاهش دوباره کاری و بهبود نظارت مدیریتی کمک کند. نرم افزارهای مدیریت گردش کار نیز با خودکارسازی فعالیت های تکراری و ارائه گزارش های دقیق، اجرای این فرآیندها را ساده تر می کنند.
با این حال، موفقیت Workflow تنها به انتخاب نرم افزار وابسته نیست. ابتدا باید فرآیندهای سازمان به درستی بررسی و ساده سازی شوند و سپس گردش کار متناسب با نیاز واقعی سازمان طراحی و اجرا شود.
سوالات متداول
مدیریت گردش کار یا Workflow چیست؟
مدیریت گردش کار به طراحی، اجرا، کنترل و بهینه سازی مسیر انجام فعالیت های یک فرآیند گفته می شود. در Workflow مشخص می شود هر مرحله توسط چه فردی و تحت چه شرایطی انجام شود.
مهم ترین مزیت Workflow در سازمان چیست؟
افزایش شفافیت و سرعت فرآیندها، کاهش خطا و دوباره کاری و مشخص شدن مسئولیت افراد از مهم ترین مزایای مدیریت گردش کار هستند.
آیا همه سازمان ها به سیستم Workflow نیاز دارند؟
هر سازمانی که فرآیندهای تکرارشونده، چندمرحله ای یا بین واحدی دارد می تواند از Workflow استفاده کند. البته نوع و میزان استفاده باید متناسب با اندازه و نیاز سازمان باشد.
