منظور از حضور و غیاب روزانه چیست؟
حضور و غیاب روزانه، در مدیریت کارکنان، به فرآیند نظارت و ثبت حضور یا غیاب روزانه یک کارمند اشاره دارد. داده‌های حضور و غیاب روزانه برای اهداف مختلف اداری، عملیاتی یا تحلیلی استفاده می‌شود.
چرا حضور و غیاب روزانه برای سازمان‌ها و شرکت‌ها مهم است؟
سوابق و گزارش حضور و غیاب روزانه نقش مهمی در ارزیابی عملکرد و قابلیت اطمینان کارکنان ایفا می‌کند. حضور مداوم نشان‌دهنده اخلاق کاری قوی کارکنان و تعهد به مسئولیت‌ها است.
ردیابی دقیق حضور و غیاب، با استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری پیشرفته مدیریت حضور و غیاب، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تخصیص منابع را بهینه کرده و از تامین نیروی انسانی کافی اطمینان حاصل کنند. با این کار، برنامه ریزی کاری کارکنان، برای برآورده کردن نیازهای عملیاتی امکان پذیر می‌شود.
تقریباً در تمام صنایع و کشورها، ردیابی حضور و غیاب روزانه کارکنان توسط قوانین یا مقررات الزامی است. علاوه بر این، نگهداری یک سابقه حضور و غیاب به‌روز برای اطمینان از ایمنی و امنیت محل کار ضروری است، چون به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت خطرات یا حوادث احتمالی را شناسایی کنند و به آنها پاسخ دهند. به عنوان مثال، در یک کارخانه تولیدی، ردیابی دقیق حضور و غیاب به شناسایی سریع خطرات ایمنی مثل ماشین‌ها و تجهیزات بدون نظارت یا نشت مواد خطرناک و با شناسایی غیبت‌های غیرمنتظره کمک می‌کند.
چگونه حضور و غیاب روزانه را پیگیری کنیم؟
روش‌های مختلفی برای پیگیری حضور و غیاب روزانه کارکنان در یک محیط کار وجود دارد، از جمله:
- دفاتر ثبت دستی، که در آن افراد هر روز به صورت فیزیکی امضا می‌کنند.
- سیستم‌های نرم‌افزاری خودکار مدیریت زمان و حضور و غیاب، که با دستگاه‌هایی مانند تشخیص چهره، اسکنرهای اثر انگشت یا کارت‌خوان‌های شناسایی یکپارچه شده‌اند.
- راه‌حل‌های نرم‌افزاری حضور و غیاب مبتنی بر وب که در آن کارکنان می‌توانند به صورت الکترونیکی حضور خود را ثبت کنند.
- برنامه‌های موبایل حضور و غیاب که به کارکنان امکان می‌دهند با استفاده از دستگاه‌های شخصی خود ورود و خروج را ثبت کنند.
