حضور و غیاب برای تیم‌های سیار امکان پذیر است؟

اگر شرکت شما به کارمندان خود فرصت کار از خانه را می‌دهد، حتی اگر فقط گاهی اوقات، احتمالاً با مشکل نحوه پیگیری ساعات کاری کارمندان مواجه شده‌اید. شما نمی‌توانید آنها را ببینید، بنابراین چاره‌ای جز تکیه بر نرم‌افزار ثبت تردد آنلاین برای اطمینان از رعایت ساعات کاری توسط آنها ندارید.

در سال‌های اخیر، مدل‌های کاری سنتی جای خود را به دورکاری، کار ترکیبی و تیم‌های سیار داده‌است و برای مدیران و منابع انسانی کنترل حضور و غیاب و مدیریت پروژه این افراد یکی از چالش های عصر جدید است. شرکت‌ها دیگر صرفاً در دفتر مرکزی فعالیت نمی‌کنند؛ بلکه نیروهای آن‌ها در خانه، مسیرهای فروش، یا در مأموریت‌های میدانی فعال‌اند. این سبک کاری، چالش‌های جدی برای مدیریت حضور و عملکرد ایجاد کرده است.

چالش‌های حضور و غیاب در تیم‌های دورکار و میدانی

اکثر تیم‌ها به دلیل نحوۀ چارچوب‌بندی ردیابی مسیر، آن را رد می‌کنند. اگر کارمندان احساس کنند به طور ناعادلانه‌ای تحت نظارت قرار گرفته‌اند یا به دلیل معیارهایی که نمی‌فهمند، مجازات شده‌اند، پذیرش و اعتماد تیم آسیب می‌بیند. گزارش‌های ناقص و ورودی‌های نادرست، فرصت‌های از دست رفته برای بهبود عملکرد را ایجاد می‌کنند.

• عدم امکان استفاده از دستگاه حضور و غیاب فیزیکی
• نبود نظارت لحظه‌ای بر موقعیت و فعالیت کارمندان
• گزارش‌دهی دستی و ناهماهنگ از تردد یا مأموریت
• دشواری در بررسی مسیرهای طی‌شده، تأخیر و بازده زمانی
• عدم امکان وجود گزارش‌کار منطبق با ساعات حضور

در واقع، طبق گفتۀ مک‌کینزی، مشاور مدیریت جهانی، گزارش‌دهی نادرست زمان می‌تواند داده‌های نیروی کار را تا 25 درصد منحرف کند و منجر به تصمیمات نادرست و کندی عملیاتی شود. بدترین حالت هنگامی که اعتماد از بین می‌رود و انجام کار فقط به یک علامت تیک برای رعایت قوانین تبدیل می‌شود.

نرم‌افزار های کار از راه دور درک بهتری از نحوه کار آنها، میزان زمان مورد نیاز برای وظایف خاص و عملکرد کلی آنها به شما می‌دهد. این امر مبنایی برای ارزیابی، تفویض وظایف و در نهایت ارتقاء آنها به شما می‌دهد.

اپلیکیشن حضور و غیاب با موقعیت‌یابی و محاسبه مسافت

در دنیای مدرن امروز با نرم‌افزارهای مدرن حضور و غیاب، به کمک GPS و فناوری‌های هوشمند، قابلیت‌هایی فراتر از ثبت ورود و خروج ارائه می‌دهند. یکی از ویژگی‌های کاربردی برای تیم‌های سیار، محاسبه مسافت طی‌شده توسط کارمند است همچنین نظارت لحظه‌ای به محل حضور پرسنل با نرم افزار های حضور غیاب آنلاین امکان پذیر است.

قابلیت‌های کلیدی نرم افزارهای حضور و غیاب برای تیم‌های سیار:

1. ثبت ورود و خروج با موقعیت مکانی (GPS)
   • جلوگیری از ثبت فیک یا خارج از محدوده
   • مشاهده محل ثبت شده حضور توسط مدیر در لحظه
2. محاسبه مسافت طی‌شده
   • نمایش دقیق کیلومتر طی‌شده در گزارش‌ها
   • مناسب برای محاسبه هزینه ایاب و ذهاب یا تحلیل عملکرد میدانی
3. ثبت بازدیدها و توقف‌ها
   • امکان افزودن توضیح برای هر ایستگاه یا بازدید
   • مشاهده گزارش بازدیدهای میدانی برای تیم فروش، خدمات یا پشتیبانی
4. نقشه لحظه‌ای یا تاریخچه مسیر
   • مشاهده مسیر پیموده‌شده توسط کارمند در طول روز
   • ابزار شفافیت برای مدیران میدانی و منابع انسانی

برخی از نقش‌های شغلی نیاز به تعامل با مشتریان از طریق رسانه‌های دیجیتال دارند، بنابراین کارمندان باید در زمان‌های مشخصی در محل کار باشند. به عنوان مثال، برای پشتیبانی فنی و مرکز تماس، نرم‌افزار ردیابی زمان برای تعیین اینکه آیا کارمندان کاری را که قرار است انجام دهند انجام می‌دهند و چه زمانی قرار است آن را انجام دهند، ضروری است. به خصوص با توجه به اینکه این موقعیت‌ها معمولاً شبانه‌روزی هستند.

ثبت تردد، زمان واضحی از ساعت ورود و خروج همه را به شما می‌دهد و می‌توانید ببینید چه کسی دیر می‌کند و چه کسی اضافه کاری می‌کند.

کاربرد در صنایع مختلف:

• تیم‌های فروش میدانی (فیلد مارکترها)
• نیروهای پشتیبانی یا خدمات در محل
• مهندسان بازدید فنی پروژه‌ها
• مأموران حمل‌ونقل، لجستیک و پیک
• تیم‌های نظارتی شهرداری یا پیمانکاران ساختمانی

اگر تیم شما از مدل کاری میدانی یا دورکاری استفاده می‌کند، استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب با GPS و مسافت‌سنجی یک ضرورت است. این ابزار نه‌تنها باعث افزایش بهره‌وری و شفافیت می‌شود، بلکه زمانی که کارمندان داده‌های خود را به روشی منصفانه و عملی می‌بینند، پیگیری به ابزاری برای توسعه تبدیل می‌شود و امکان تصمیم‌گیری دقیق‌تر و کنترل هزینه‌ها را فراهم می‌کند.

نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین مانند ابریک به مدیران کمک می‌کند تا عدم تعادل حجم کار، الگوهای زمان بیکاری و سیگنال‌های فرسودگی شغلی را شناسایی کنند. با بینش‌های بلادرنگ، می‌توانید وظایف را مجدداً تخصیص دهید، پشتیبانی به موقع ارائه دهید و برنامه‌های تیم را بر اساس رفتار واقعی کار بهینه کنید. قابلیت ثبت حضور با GPS و محاسبه مسافت طی‌شده، برای تیم‌های سیار و دورکار، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.