در این مقاله می‌خوانید
به‌عنوان مدیر، انتظار دارید کارهای روزمره سازمان به‌موقع انجام شوند؛ اما گاهی تایید یک درخواست ساده چند روز طول می‌کشد. کارکنان برای پیگیری با چند واحد تماس می‌گیرند و هنوز مشخص نیست درخواست در انتظار پاسخ چه کسی است. همین رفت‌وبرگشت‌ها، وقت زیادی از مدیران و کارکنان می‌گیرد.
اتوماسیون اداری برای سامان‌دادن به نامهها و درخواستهای اداری و روشن‌کردن مسیر رسیدگی به درخواستها به کار می‌رود. اما اتوماسیون اداری چیست؟ چه کارهایی انجام میدهد و تا چه اندازه میتواند این تأخیرها را کاهش دهد؟
در این مقاله، با یک مثال ساده نحوه کار این سامانه را توضیح می‌دهیم و امکانات، مزایا و محدودیت‌های آن را بررسی می‌کنیم تا بتوانید تشخیص دهید کدام مشکلات اداری مجموعه شما با استفاده از آن قابل‌حل است. در پایان می‌توانید نرم افزار اتوماسیون اداری ابریک را برای حل مشکلات سازمان، با 7 روز تست رایگان، امتحان کنید.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری، سامانه‌ای برای ثبت، ارسال، پیگیری و بایگانی نامهها و درخواستهای سازمان است. این سامانه اطلاعات مربوط به هر کار را نگه می‌دارد تا مشخص باشد چه کسی آن را ثبت کرده، به کدام واحد رسیده و چه اقداماتی برای آن انجام شده است.
برای مثال، وقتی نامه‌ای برای بررسی به واحد مالی فرستاده می‌شود، سابقه ارسال و پاسخ آن در سیستم باقی می‌ماند. افراد مجاز میتوانند این سابقه را ببینند و برای پیگیری، به همکاران یا پیام‌های پراکنده وابسته نباشند.
البته اتوماسیون به این معنا نیست که نرم‌افزار درباره تمام درخواستها تصمیم می‌گیرد. بررسی و تایید کارها همچنان بر عهده مسئولان مربوط است؛ سامانه کمک میکند اطلاعات به دست آنها برسد و نتیجه رسیدگی ثبت شود.
اتوماسیون اداری امروزه دیگر صرفا ابزاری برای کاهش حجم کاغذ و تسهیل بایگانی اسناد نیست. با پیشرفت تکنولوژی، این سیستم‌ها به ابزارهای هوشمند سازمانی تبدیل شده‌اند که میتوانند ارزش واقعی برای کسب وکارها و سازمان‌ها ایجاد کنند.
انواع اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری را از نظر محل نصب و شیوه دسترسی می‌توان به شکل زیر دسته‌بندی کرد:
- اتوماسیون اداری درون‌سازمانی: روی سرور سازمان نصب می‌شود و نگهداری زیرساخت و اطلاعات آن بر عهده سازمان است. دسترسی میتواند از طریق شبکه داخلی یا اتصال امن از بیرون فراهم شود.
- اتوماسیون اداری ابری: روی سرورهای ارائه‌دهنده میزبانی می‌شود و کاربران معمولا از طریق اینترنت وارد آن می‌شوند. سازمان به تهیه سرور اختصاصی نیاز ندارد و نگهداری زیرساخت بر عهده ارائه‌دهنده است.
- اتوماسیون اداری تحت وب: از طریق مرورگر در دسترس است و معمولا به نصب برنامه روی رایانه کاربران نیاز ندارد. این نوع سامانه میتواند ابری یا روی سرور داخلی سازمان باشد.
- اتوماسیون اداری تحت ویندوز: برای استفاده به نصب برنامه روی رایانه کاربران نیاز دارد و برنامه به سرور سامانه متصل می‌شود.
تحت وب و ابری یکسان نیستند: «تحت وب» روش دسترسی را مشخص میکند و «ابری» محل میزبانی سامانه را.
اتوماسیون اداری چه بخش هایی دارد؟
برای اینکه بدانید یک نامه از زمان ثبت تا دریافت پاسخ چگونه در سامانه پیگیری می‌شود، باید با بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری آشنا شوید. در ادامه، نقش هر بخش را در انجام کارهای روزمره سازمان توضیح می‌دهیم.
دبیرخانه و مدیریت نامه ها
ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های دریافتی و ارسالی در این بخش انجام می‌شود. اطلاعات فرستنده، گیرنده، موضوع و پیوست‌ها همراه نامه نگهداری می‌شوند تا سابقه آن قابل‌پیگیری باشد. تهیه پیش‌نویس و ارسال نامه برای بررسی و امضا نیز در بخش مدیریت نامهها انجام می‌شود.
کارتابل کارکنان
کارتابل، محل مشاهده نامهها و درخواست‌هایی است که به هر کاربر ارجاع شده‌اند. کاربر میتواند طبق اختیارات خود، آنها را بررسی کند، پاسخ بدهد یا برای فرد دیگری بفرستد. وضعیت رسیدگی و سابقه ارجاع‌ها نیز از همین بخش قابل‌پیگیری است.
فرم ساز و گردش درخواست ها
فرم‌ساز برای طراحی فرم‌هایی مانند درخواست خرید، مرخصی یا ماموریت استفاده می‌شود. در بخش گردش کار نیز مشخص می‌شود هر فرم پس از ثبت، به چه افرادی برسد و چه مراحلی را برای تایید طی کند. به این ترتیب، اطلاعات درخواست و نتیجه بررسی‌ها در کنار هم باقی می‌مانند.
بایگانی الکترونیکی و مدیریت اسناد
این بخش برای نگهداری و دسته‌بندی نامهها، قراردادها، گزارش‌ها و سایر مدارک سازمان است. کاربران مجاز میتوانند اسناد را بر اساس موضوع، تاریخ، شماره یا اطلاعات ثبت‌شده پیدا کنند؛ بدون اینکه میان پوشه‌های مختلف به دنبال فایل بگردند.
مدیریت کارها و وظایف
در این بخش، مسئول انجام هر کار، مهلت و اولویت آن مشخص می‌شود. کارکنان میتوانند وضعیت پیشرفت را ثبت کنند و مدیر نیز کارهای انجام‌شده یا عقب‌افتاده را ببیند. برای مثال، پیگیری تهیه یک گزارش تا زمان تحویل، در این بخش انجام می‌شود.
مدیریت جلسات و تقویم کاری
تعیین زمان جلسه، دعوت از افراد، ثبت دستور جلسه و نگهداری صورت‌جلسه از امکانات این بخش است. در صورت پشتیبانی سامانه، می‌توان برای تصمیم‌های جلسه مسئول و مهلت تعیین کرد تا نتیجه آنها پس از جلسه نیز پیگیری شود.
درگاه ارتباط با مراجعان
درگاه یا پرتال برون‌سازمانی به مراجعان امکان میدهد درخواست و مدارک خود را از خارج سازمان ارسال کنند و وضعیت رسیدگی را ببینند. اطلاعات نمایش‌داده‌شده محدود به دسترسی تعریف‌شده است و شامل تمام سوابق داخلی سازمان نمی‌شود.
ثبت و بررسی پیشنهادهای کارکنان
در بعضی سامانه‌ها، بخشی برای دریافت پیشنهادهای کارکنان وجود دارد. هر پیشنهاد ثبت می‌شود، به مسئول بررسی می‌رسد و نتیجه آن به پیشنهاددهنده اعلام می‌شود. این بخش کمک میکند ایده‌های مطرح‌شده بدون پاسخ و پیگیری باقی نمانند.
گزارش گیری و ابزارهای ارتباطی
گزارش‌گیری، اطلاعاتی مانند تعداد نامهها، درخواستهای باز و زمان رسیدگی را در اختیار مدیران قرار میدهد. ابزارهایی مانند صندوق پیام، پیامک، ایمیل و فکس نیز ممکن است برای ارسال نامه یا اطلاع‌رسانی درباره وضعیت کارها به سامانه متصل باشند.
اتوماسیون اداری چگونه کار میکند؟
فرض کنید یکی از کارکنان برای انجام کار خود به یک لپ‌تاپ نیاز دارد. اگر امکان ثبت درخواست خرید در سامانه تعریف شده باشد، مسیر رسیدگی میتواند به شکل زیر پیش برود:
- کارمند درخواست را ثبت میکند: مشخصات دستگاه موردنیاز و دلیل درخواست را می‌نویسد.
- مدیر واحد درخواست را بررسی میکند: آن را تأیید میکند یا برای تکمیل اطلاعات بازمی‌گرداند.
- واحد مالی و تدارکات رسیدگی می‌کنند: پس از تأیید مدیر، بودجه و شرایط خرید بررسی می‌شود.
- نتیجه در پرونده ثبت می‌شود: وضعیت نهایی و مدارک مربوط به خرید در دسترس افراد مجاز باقی می‌ماند.
در این حالت، کارمند برای فهمیدن وضعیت درخواست خود کمتر به تماس و مراجعه حضوری نیاز دارد. اگر کار متوقف شده باشد، می‌توان دید در کدام مرحله منتظر اقدام است.
مسیر دقیق رسیدگی را خود سازمان تعیین میکند. برای مثال، ممکن است خریدهای بالاتر از مبلغ مشخص، به تأیید مدیرعامل نیز نیاز داشته باشند.
مزایای اتوماسیون اداری
- رسیدگی سریع‌تر به درخواستها: نامهها و فرم‌ها بدون جابه‌جایی کاغذی به دست مسئول مربوط می‌رسند.
- پیگیری آسان‌تر کارها: مشخص است هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد و منتظر اقدام چه کسی است.
- دسترسی به سوابق: نامهها، پاسخ‌ها و پیوست‌ها در یک محل نگهداری می‌شوند و راحت‌تر پیدا می‌شوند.
- کاهش کارهای تکراری: فرمهای مشخص و انتقال اطلاعات میان بخش‌ها، نیاز به ورود چندباره داده‌ها را کاهش می‌دهند.
- کاهش مصرف کاغذ: هزینه چاپ، تکثیر و نگهداری فیزیکی بخشی از اسناد کمتر می‌شود.
- حفظ اطلاعات سازمان: با تغییر کارکنان، سوابق کار برای افراد مجاز بعدی باقی می‌ماند.
معایب و محدودیت های اتوماسیون اداری
- هزینه راه‌اندازی و نگهداری: علاوه‌بر خرید نرم‌افزار، آموزش، پشتیبانی و انتقال اطلاعات نیز هزینه دارند.
- نیاز به آموزش کارکنان: یادگیری سامانه زمان می‌برد و استفاده ناقص از آن میتواند پیگیری کارها را دشوار کند.
- وابستگی به زیرساخت: اختلال در سرور یا شبکه موردنیاز سامانه ممکن است دسترسی به نامهها و درخواستها را متوقف کند.
- خطر دسترسی غیرمجاز: تنظیم نادرست دسترسی‌ها یا ضعف امنیتی میتواند اطلاعات محرمانه را در معرض افشا قرار دهد.
- باقی‌ماندن مراحل اضافی: اگر روند تأییدها پیچیده باشد، انتقال آن به نرم‌افزار به‌تنهایی تأخیرها را برطرف نمی‌کند.
چه مجموعه هایی به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟
نیاز به اتوماسیون بیشتر به حجم نامهها، تعداد مراحل رسیدگی و سختی پیگیری بستگی دارد تا صرفا تعداد کارکنان. یک شرکت کوچک با درخواستهای متعدد میتواند به‌اندازه یک سازمان بزرگ با مشکل هماهنگی روبه‌رو باشد.
اگر موارد زیر در مجموعه شما تکرار می‌شوند، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند قابل‌بررسی باشد:
- برای پیدا کردن یک نامه یا پاسخ آن، زمان زیادی صرف می‌شود.
- کارکنان مرتب درباره وضعیت درخواستهای خود تماس می‌گیرند.
- در غیبت یک مسئول، کارها معطل می‌مانند.
- مشخص نیست کدام نسخه از یک سند تایید شده است.
- با جابه‌جایی کارکنان، بخشی از سوابق کار از دسترس خارج می‌شود.
سخن آخر
پاسخ به پرسش اتوماسیون اداری چیست؟ را می‌توان در کاربرد روزانه آن دید، نامهها و درخواستها ثبت می‌شوند، به مسئول مربوط می‌رسند و سابقه رسیدگی به آنها باقی می‌ماند. کارتابل، دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی کمک می‌کنند کارکنان زمان کمتری صرف جست‌وجو و پیگیری کنند.
بااین‌حال، نتیجه مطلوب به روشن‌بودن مسئولیت‌ها، آموزش کارکنان و ثبت کامل اقدامات وابسته است. وقتی مسیر انجام کار درست تعریف شده باشد، اتوماسیون میتواند رسیدگی به امور اداری را منظم‌تر و پیگیری آنها را آسان‌تر کند.
سوالات متداول
- آیا اتوماسیون اداری همه درخواستها را خودکار تایید میکند؟
خیر. تأیید درخواستها معمولا بر عهده افراد مسئول است. سامانه میتواند درخواست را طبق قواعد تعیینشده ارسال کند، وضعیت آن را ثبت کند و زمان رسیدگی را یادآوری کند. - کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟
کارتابل، بخش اختصاصی هر کاربر برای مشاهده نامهها و درخواستهای ارجاعشده است. کاربر از همین بخش، طبق اختیارات خود، به کارها رسیدگی میکند یا آنها را ارجاع میدهد. - آیا ثبت مرخصی و مأموریت در اتوماسیون اداری امکانپذیر است؟
بله، اگر سامانه امکانات مربوط یا قابلیت ساخت فرم و تعریف مراحل تأیید را داشته باشد. این قابلیت در همه محصولات بهصورت پیشفرض وجود ندارد. - آیا اتوماسیون اداری خطاهای انسانی را حذف میکند؟
خیر. فرمهای استاندارد و کاهش ورود تکراری داده میتوانند بعضی خطاها را کم کنند، اما ثبت اطلاعات اشتباه یا تصمیم نادرست همچنان ممکن است. - آیا اتوماسیون اداری برای شرکتهای کوچک هم مفید است؟
بله، اگر حجم نامهها و درخواستها یا دشواری پیگیری، وقت زیادی از کارکنان بگیرد. نیاز واقعی شرکت و هزینه استفاده، معیارهای مهمتری از تعداد کارکنان هستند.
