اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین چیست و چگونه به مدیریت تردد کارکنان کمک می‌کند؟

حضور و غیاب آنلاین به مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که ثبت ورود و خروج کارکنان، مدیریت تردد، مشاهده سوابق کاری و تهیه گزارش‌های مرتبط با حضور کارکنان را به‌صورت دیجیتال انجام می‌دهند. این راهکارها معمولا از طریق اپلیکیشن موبایل، پنل تحت وب یا هر دو در اختیار کارکنان و مدیران قرار می‌گیرند.

در روش‌های سنتی، ثبت ساعت ورود و خروج معمولا با دستگاه‌های حضور و غیاب، کارت، فرم کاغذی یا ثبت دستی انجام می‌شود. در مقابل، یک اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین می‌تواند بخش قابل توجهی از این فرایند را در یک بستر کاملا مطمئن انجام دهد و اطلاعات تردد را در یک سیستم متمرکز در اختیار مدیر یا واحد منابع انسانی قرار دهد.

البته صرفا داشتن یک اپلیکیشن برای مدیریت تردد کافی نیست. امنیت اطلاعات، امکان کنترل ثبت تردد، دقت گزارش‌ها، نحوه احراز هویت کارکنان، وابستگی به اینترنت و امکانات مدیریتی، عواملی هستند که هنگام انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین باید مورد توجه قرار گیرند.

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین چگونه کار میکند؟

اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین معمولا به‌عنوان بخشی از یک سیستم مدیریت تردد کارکنان عمل می‌کند. کارمند با استفاده از اپلیکیشن، ورود یا خروج خود را ثبت می‌کند و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم ذخیره می‌شود.

بسته به معماری نرم‌افزار، این فرایند می‌تواند با روش‌های مختلفی مانند موقعیت مکانی، تشخیص چهره، احراز هویت کاربر، شبکه سازمانی یا سایر روش‌های کنترل تردد انجام شود.

به‌طور کلی، چرخه ثبت تردد را می‌توان در چند مرحله خلاصه کرد:

• کارمند وارد اپلیکیشن یا حساب کاربری خود می‌شود.
• سیستم هویت یا شرایط مجاز برای ثبت تردد را بررسی می‌کند.
• ساعت ورود یا خروج ثبت می‌شود.
• اطلاعات در سامانه حضور و غیاب ذخیره می‌شود.
• مدیر یا واحد منابع انسانی می‌تواند گزارش تردد را مشاهده و بررسی کند.
• داده‌های ثبت‌شده می‌توانند در محاسبه کارکرد، تأخیر، غیبت و اضافه‌کاری مورد استفاده قرار گیرند.

بنابراین تفاوت اصلی این سیستم با ثبت دستی، در ثبت ساختاریافته داده‌ها و امکان مدیریت متمرکز اطلاعات تردد است.

امکانات و قابلیت های نرم افزار حضور و غیاب ابریک

نرم افزار حضور و غیاب ابریک اطلاعات تردد کارکنان را فقط ذخیره نمی‌کند، بلکه پس از انجام تنظیمات ابتدایی، بخش مهمی از محاسبات حضور و غیاب، مدیریت شیفت، درخواست های اداری و گزارش گیری منابع انسانی را به صورت خودکار انجام می‌دهد. مدیر نیز می‌تواند وضعیت کارکنان را از طریق موبایل یا کامپیوتر مشاهده و مدیریت کند.

مشاهده آنلاین وضعیت حضور کارکنان

مدیر مربوطه می‌تواند از طریق گوشی یا کامپیوتر (تحت وب)، وضعیت حضور کارکنان و زمان دقیق ورود و خروج آن‌ها را به صورت آنلاین مشاهده کند.
در صورت نیاز، امکان دریافت اطلاع رسانی تردد از طریق نوتیفیکیشن یا پیامک نیز وجود دارد، بنابراین برای اطلاع از ورود و خروج کارکنان لازم نیست مدیر دائما پنل حضور و غیاب را بررسی کند.

محاسبه خودکار تاخیر، غیبت و اضافه کاری

ابریک زمان واقعی تردد کارکنان را با شیفت و برنامه کاری تعریف شده مقایسه می‌کند و مواردی مانند تاخیر، غیبت، تعجیل، میزان حضور و اضافه کاری را محاسبه می کند.
پس از تعریف قوانین و تنظیمات اولیه سازمان، این محاسبات به صورت خودکار و بلادرنگ انجام می‌شوند و نیاز به محاسبه دستی ساعت‌های ورود و خروج تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند.

تعریف شیفت کاری متناسب با هر کارمند

در ابریک می توان انواع مختلف شیفت و برنامه کاری را تعریف کرد و هر کارمند را به شیفت مربوط به خود اختصاص داد.
محاسبات حضور و غیاب هر فرد نیز براساس همان برنامه کاری انجام می‌شود؛ بنابراین سازمان‌هایی که کارکنان آن‌ها دارای ساعت‌های کاری، شیفت‌ها یا الگوهای حضور متفاوت هستند، می‌توانند همه آن‌ها را در یک سیستم مدیریت کنند.

مدیریت مرخصی، ماموریت و درخواست های اداری

کارکنان می‌توانند درخواست های اداری خود را به صورت الکترونیکی در سیستم ثبت کنند و مدیر نیز فرایند بررسی و تایید آن‌ها را از همان محیط انجام دهد.
این درخواست ها می‌توانند شامل:

• مرخصی
• ماموریت
• اضافه کاری
• ایاب و ذهاب
• مساعده و وام باشند.

به این ترتیب، بخش قابل توجهی از فرم‌ها و پیگیری‌های دستی میان کارکنان و واحد اداری حذف می‌شود.
سوابق ثبت شده نیز در سیستم نگهداری می‌شوند و اطلاعات مورد نیاز برای بررسی سوابق و محاسبات مرتبط با سنوات کارکنان در دسترس قرار می‌گیرد.

مدیریت حضور و غیاب چند شعبه و دفتر

سازمان‌هایی که چند دفتر، شعبه یا محل پروژه دارند می‌توانند موقعیت هر محل را در ابریک تعریف و کارکنان آن‌ها را از یک سیستم مرکزی مدیریت کنند.
همچنین می‌توان محدوده مجاز ثبت تردد را برای هر محل مشخص کرد تا کارکنان تنها در موقعیت های مورد تایید سازمان امکان ثبت حضور داشته باشند. این قابلیت برای مجموعه‌های چند شعبه‌ای و تیم‌های پروژه‌ای اهمیت بیشتری دارد.

مشاهده موقعیت و فعالیت نیروهای سیار

برای کارکنانی که خارج از دفتر فعالیت می‌کنند، قابلیت‌های مبتنی بر موقعیت مکانی ابریک امکان مدیریت دقیق‌تر نیروهای میدانی را فراهم می‌کند.
بسته به امکانات فعال شده، مدیر می‌تواند اطلاعاتی مانند موقعیت کارکنان، مسیر حرکت و مسافت طی شده را بررسی کند، قابلیتی که برای نیروهای فروش، خدمات، پشتیبانی و تیم‌های پروژه‌ای کاربرد دارد.

ثبت گزارش کار کارکنان

مدیر همیشه فقط به زمان حضور یک کارمند نیاز ندارد، بلکه دانستن فعالیت انجام شده نیز اهمیت دارد.
کارکنان می‌توانند گزارش فعالیت‎های خود را در سیستم ثبت کنند تا اطلاعات مربوط به حضور و فعالیت کاری در کنار یکدیگر در دسترس مدیر قرار گیرد.

گزارش گیری کامل از حضور و کارکرد کارکنان

اطلاعات مربوط به ورود و خروج، تاخیر، غیبت، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت، شیفت و میزان کارکرد در قالب گزارش های مدیریتی قابل بررسی هستند.
پس از انجام تنظیمات اولیه، واحد اداری می‌تواند به جای جمع‌آوری اطلاعات از فایل‌ها و فرم‌های مختلف، خروجی مورد نیاز خود را مستقیما از ابریک دریافت کند. به این ترتیب، فرایند حضور و غیاب از یک عملیات دستی و زمان‌بر به یک سیستم متمرکز و تا حد زیادی خودکار تبدیل می‌شود.

نرم افزار حضور و غیاب ابریک را از کجا دانلود کنیم؟

شما می‌توانید با توجه به سیستم عامل دستگاه خود، اپلیکیشن را از کافه‌بازار، اپ‌استور یا به صورت مستقیم از سایت دانلود کنید.
(باکس دانلود)
برای استفاده از ابریک روی کامپیوتر و ویندوز، نیازی به دانلود و نصب نرم افزار جداگانه نیست. پنل مدیریتی ابریک تحت وب است و از طریق مرورگر در دسترس قرار می‌گیرد.
ابریک یک هفته دوره آزمایشی رایگان در اختیار مجموعه قرار می‌دهد تا پیش از خرید، امکانات سیستم و نحوه استفاده از آن در شرایط واقعی بررسی شود.